TOTAL QUALITY MANAGEMENT (4)

ELEMEN PENDUKUNG DALAM TQM
By: Sri Hendrawati, M.Pd

Penerapan TQM dapat berhasil jika didukung oleh elemen-elemen yang sinergis dan mengacu pada peningkatan mutu. Elemen-elemen pendukung TQM dimaksud adalah sebagai berikut ;

1. Kepemimpinan

Kepemimpinan menurut Sondang P.Siagian (1985;6) merupakan inti dari manajemen, karena merupakan motor penggerak dari semua sumber-sumber dan alat-alat yang tersedia bagi suatu organisasi. Dalam perspektif TQM, kepemimpinan didasarkan pada filosofi bahwa perbaikan metode dan proses kerja secara berkesinambungan akan dapat memperbaiki kualitas, biaya dan produktivitas, dan pada gilirannya juga dapat meningkatkan daya saing. Pemimpin yang efektif adalah pemimpin yang anggotanya dapat merasakan bahwa kebutuhan mereka terpenuhi, baik kebutuhan bekerja, motivasi, financial dan kebutuhan lainnya yang pantas didapatkannya.

2. Pendidikan dan Pelatihan

Mutu didasarkan pada keterampilan setiap karyawan yang pengertiannya tentang apa yang dibutuhkan oleh pelanggan ini mencakup mendidik dan melatih semua karyawan, memberikan informasi yang mereka butuhkan untuk menjamin perbaikan mutu dan memecahkan persoalan. Pelatihan inti ini memastikan bahwa suatu bahasa dan suatu set alat yang sama akan diperbaiki di seluruh perusahaan. Pelatihan tambahan pada bench marking, statistik, dan teknik lainnya juga digunakan dalam rangka mencapai kepuasan pelanggan yang paripurna.

3. Struktur Pendukung

Sekolah sebagai lembaga pendidikan tidak bisa berdiri sendiri, sekolah harus mampu membangun network yang dapat meningkatkan kualitas dan daya saing. Peranan stakeholder seperti komite sekolah, orangtua murid, masyarakat serta lembaga lainnya yang terkait birokrasi dengan sekolah hendaknya merupakan kesatuan yang solid dan memiliki visi dan misi yang sama untuk perbaikan dan peningkatan mutu pendidikan di sekolah. Peranan struktur pendukung sangat penting dan sekolah harus melibatkan partisipasi mereka dalam setiap pengambilan keputusan di sekolah sehingga tanggungjawab penyelenggaraan pendidikan dan rasa kepemilikan sekolah menjadi milik bersama.

4. Komunikasi

Peranan komunikasi dalam suatu penciptaan mutu sangat penting untuk menghasilkan komitmen yang sungguh-sungguh dalam melakukan perubahan, perbaikan dan usaha peningkatan mutu. Komunikasi diantara setiap elemen dalam TQM harus terjalin dengan harmonis dan lancar, setiap unsur atau elemen memiliki peran, fungsi, wewenang yang jelas dan tidak tumpang tindih sehingga mempermudah arus komunikasi yang dibangun diantara mereka.

5. Ganjaran dan Pengakuan

Tim individu yang berhasil menerapkan proses mutu harus diakui dan mungkin diberi ganjaran sehingga karyawan lainnya sebagai anggota organisasi akan mengetahui apa yang diharapkan. Gagal mengenali seseorang mencapai sukses dengan menggunakan proses menejemen mutu terpadu akan memberikan kesan bahwa ini bukan arah menuju pekerjaan yang sukses dan menungkinkan promosi atau sukses individu secara menyeluruh. Jadi, pada dasarnya karyawan yang berhasil mencapai mutu tertentu harus diakui dan diberi ganjaran agar dapat menjadi panutan/contoh bagi karyawan lainnya.

6. Pengukuran

Penggunaan data hasil pengukuran menjadi sangat penting di dalam menetapkan proses manajemen mutu. Penjelasan, pendapat harus diganti dengan data dan setiap orang harus diberi tahu bahwa yang penting bukan yang dipikirkan, melainkan yang diketahuinya berdasarkan data. Di dalam menentukan penggunaan data, kepuasan pelanggan eksternal harus diukur untuk menentukan seberapa jauh pengetahuan pelanggan bahwa kebutuhan mereka benar-benar dipenuhi.

Di samping keenam elemen pendukung di atas, ada unsur yang tidak bisa diabaikan, yaitu gaya kepemimpinan dalam organisasi/perusahaan bersangkutan. Suatu cara/gaya bagaimana seorang manajer sebagai seorang pimpinan melakukan sesuatu sangat berpengaruh pada pelaksanaan tugas yang dilakukan oleh bawahan/karyawan. Terdapat 13 hal yang perlu dimiliki oleh seorang pimpinan dalam manajemen mutu terpadu, yaitu sebagai berikut.

1. Pimpinan mendasarkan keputusan pada data, bukan pendapat saja.
2. Pimpinan merupakan pelatih dan fasilitator bagi setiap individu/bawahan.
3. Pimpinan harus secara aktif terlibat dalam pemecahan masalah yang dihadapi oleh bawahan.
4. Pimpinan harus bisa membangun komitmen, yang menjamin bahwa setiap orang memahami misi, visi, nilai, dan target perusahaan yang jelas.
5. Pimpinan dapat membangun dan memelihara kepercayaan.
6. Pimpinan harus paham betul untuk mengucapkan terima kasih kepada bawahan yang berhasil/berjasa.
7. Aktif mengadakan kaderisasi melalui pendidikan dan pelatihan yang terprogram.
8. Berorientasi selalu pada pelanggan internal/eksternal.
9. Pandai menilai situasi dan kemampuan orang lain secara tepat.
10. Dapat menciptakan suasana kerja yang sangat menyenangkan.
11. Mau mendengar dan menyadari kesalahan.
12. Selalu berusaha memperbaiki sistem dan banyak berimprovisasi.
13. Bersedia belajar kapan saja dan di mana saja.